Οι Διεργασίες, τα Έργα και η σημασία τους στη λειτουργία και στην ανάπτυξη της Επιχείρησης
Η Διάχυση της Επιχειρηματικότητας σε όλα τα επίπεδα στελεχών μέσα σε μια Επιχείρηση/Οργανισμό επιτυγχάνεται με την αποτελεσματική χρήση Διεργασιών και Έργων.
Αντιστοιχήσεις μεταξύ των Τεχνικών Κατασκευών και του “Κτισίματος” Επιχειρήσεων και Οργανισμών
Όπως τα σίδερα (Οικοδομικός Χάλυβας) και τα τσιμέντα έγιναν πριν από πολλές δεκαετίες τα δύο βασικά Δομικά Υλικά που έφεραν την επανάσταση στις κατασκευές, έτσι οι Διεργασίες και τα Έργα είναι τα δύο κύρια Δομικά Υλικά που φέρνουν την επανάσταση στη Διοίκηση και στην Οργάνωση.Υπάρχει αντιστοιχία στον τρόπο διαχείρισης των δύο βασικών Δομικών Υλικών από τις Μελετητικές-Κατασκευαστικές Εταιρείες Δομικών Έργων και στον τρόπο διαχείρισης των Διεργασιών και των Έργων από τις Επιχειρήσεις και τους Οργανισμούς. Παρατηρούνται ομοιότητες στις μεθόδους μελέτης και κατασκευής έργων με τον τρόπο δομούν τη λειτουργία και την ανάπτυξη τους οι Επιχειρήσεις και οι Οργανισμοί. (βλέπε πίνακα που ακολουθεί).
Το κάθε Στέλεχος, ανάλογα με το επίπεδό του στην ιεραρχία, εξοικειώνεται στη χρήση των δύο αυτών βασικών Δομικών Υλικών (Διεργασιών και Έργων) -κυρίως με το μέρος των κανόνων, οδηγιών, τεχνικών και εργαλείων (λογισμικών) που το αφορούν- όπως συμβαίνει σήμερα με τα Στελέχη των Μελετητικών και Κατασκευαστών Επιχειρήσεων Δομικών Έργων.
Η Διάχυση της Επιχειρηματικότητας
.Η “ωριμότητα” ενός Οργανισμού και η προοπτική ανάπτυξής του στη αγορά, καθορίζεται κυρίως από την έκταση και την ποιότητα της ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑΣ που “εκπέμπει”.
Τα βασικά στοιχεία – δεξιότητες που ορίζουν την Επιχειρηματικότητα είναι:
- Η διάκριση ευκαιριών και προτεραιοτήτων
- Η καλή κατανομή πόρων για εκμετάλλευση των ευκαιριών
- Η διασφάλιση της προοπτικής (το βραχυπρόθεσμο να μην καταστρέφει την προοπτική)
- Η συστηματική παρακολούθηση της πορείας δράσεων και η έγκαιρη ανάληψη διορθωτικών ενεργειών, όταν απαιτείται.
Πέρα από την ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑ που μπορεί να υπάρχει ως χάρισμα σε έναν Επιχειρηματία ή σε ορισμένα Στελέχη της επιχείρησης, στοιχείο που οφείλεται στην ύπαρξη των παραπάνω δεξιοτήτων η οποία δεν είναι αποτέλεσμα καλλιέργειας-εκπαίδευσης, έχουμε τη δυνατότητα να ενισχύσουμε την επιχειρηματικότητα -σε μεγάλη έκταση σε έναν Οργανισμό- με τη χρήση απλών μεθόδων, εργαλείων και τεχνικών. Μπορούμε δηλαδή να καθοδηγήσουμε τα Στελέχη μας καθιερώνοντας συγκεκριμένες απλές μεθόδους, εργαλεία και τεχνικές, να σκέπτονται και να δρουν ως Επιχειρηματίες που λαμβάνουν διαρκώς υπόψη τα παραπάνω βασικά στοιχεία, ενισχύοντας συνεχώς την ΕΠΙΧΕΙΡΗΜΑΤΙΚΟΤΗΤΑ μέσα στην Επιχείρηση.
Οι προϋποθέσεις για τη Διάχυση της Επιχειρηματικότητας:
1. Τουλάχιστον τα δύο πρώτα επίπεδα Στελεχών να μπορούν να καθορίζουν και να συσχετίζουν επιχειρησιακούς-στρατηγικούς στόχους με σχέση αιτίας-αποτελέσματος (Strategy Maps & Balanced Scorecard) με βάση κατευθύνσεις που λαμβάνουν από τη Διοίκηση.
2. Τουλάχιστον τα τρία πρώτα επίπεδα Στελεχών να μπορούν να συνδέσουν επιχειρησιακούς στόχους με Διεργασίες και Έργα με σωστές προτεραιότητες.
3. Όλα τα επίπεδα Στελεχών να μπορούν διαχειριστούν αποτελεσματικά Έργα & Διεργασίες.
4. Το σύστημα διαχείρισης της απόδοσης των Στελεχών και το σύστημα αξιολόγησης και εκπαίδευσης συνδέονται στενά με την αποτελεσματικότητα διαχείρισης Έργων και Διεργασιών.
Η σημασία του καθορισμού στόχων μέσω Strategy Maps στα διάφορα επίπεδα του Οργανισμού
Η χρήση του Χάρτη Στρατηγικής ως εργαλείου υποστηρίζει τα Στελέχη:
- Στη διάκριση ευκαιριών και προτεραιοτήτων σε όλα τα επίπεδα βάσει των κατευθύνσεων της Διοίκησης.
- Στον σωστό προσανατολισμό και συντονισμό Διευθύνσεων, Τμημάτων, Λειτουργιών και Στελεχών μέσω της συμφωνίας και του προσανατολισμού των στόχων σε διάφορα επίπεδα και σε ποικίλες λειτουργίες.
- Σε καθοδήγηση, με αποτέλεσμα την ισορροπία στόχων (Balanced Scorecard), που οδηγεί στην καλή κατανομή πόρων καθώς και στην ορθή εκμετάλλευση των ευκαιριών με προοπτική.
Ο Χάρτης καθοδηγεί τον χρήστη να εργάζεται αποτελεσματικά ως προς τον καθορισμό των στόχων, έχοντας πάντοτε υπόψη του τη σχέση αιτίας-αποτελέσματος και την προοπτική.
Πώς μεγιστοποιούμε την απόδοση μέσα από τις συγκεκριμένες Διεργασίες, Μεθόδους και Εργαλεία:
- Με ανάθεση Έργων & Διεργασιών σε όλα τα επίπεδα Στελεχών και σε όσο το δυνατόν περισσότερα Στελέχη.
- Συνδέοντας τη Διεργασία Διαχείρισης Έργων με τα Επιχειρησιακά Σχέδια και τους Στόχους του Οργανισμού.
- Με σύνδεση του Συστήματος Διαχείρισης Απόδοσης του Οργανισμού με την ποσότητα, τη σπουδαιότητα και την ποιότητα Διαχείρισης Έργων και Διεργασιών.
Διαδικασίες για την εφαρμογή και σχετικά Εργαλεία:
α) Διαδικασία Διαχείρισης Έργων
β) Διαδικασία Διαχείρισης Διεργασιών
γ) Διαδικασία Επιχειρησιακού Σχεδιασμού
δ) Διαδικασία Διαχείριση Απόδοσης.
Οι προϋποθέσεις για τη μετάβαση από τη Διάχυση της Επιχειρηματικότητας στη Διακεκριμένη Επίδοση με Προοπτική
Η βελτίωση της Νοημοσύνης (Νοητικής κατάστασης) μιας Επιχείρησης/Οργανισμού, δηλαδή η βελτίωση της Νοημοσύνης Ηγεσίας και Στελεχών, θεωρείται προαπαιτούμενος και ουσιαστικότερος στόχος από την εφαρμογή διεργασιών, εργαλείων και τεχνικών που βελτιώνουν την οργάνωση.
Η επιτυχία και η διάρκειά της δεν εξαρτώνται από το πόσο γρήγορα και σωστά ανεβαίνεις τη σκάλα (δηλαδή από τεχνικές και εμπειρία), αλλά κυρίως από το σε ποιον τοίχο τοποθετείς κάθε φορά τη σκάλα.
Ο σωστός τοίχος προκύπτει αυτόματα, όταν σε έναν Οργανισμό λειτουργεί αποτελεσματικά το κατάλληλο πλαίσιο Αρχών και Αξιών σε Διοίκηση και Στελέχη.
Η Διακεκριμένη Επίδοση και η Αειφορία εξαρτώνται όχι τόσο από την ποσοτική διάσταση της διαχείρισης του χρόνου, με άλλα λόγια πoύ διαθέτω και πώς κατανέμω τον χρόνο, αλλά κυρίως από την ποιοτική διάσταση.
Ποιοτική διάσταση της διαχείρισης του χρόνου σημαίνει, κυρίως, κατανόηση της επίδρασης του Χρόνου καθώς και της Απουσίας του στην αντίληψη της νέας -μέχρι πριν άγνωστης- αξιόπιστης και ουσιαστικής πληροφορίας, η οποία αποτελεί τη βάση για τη Νοητική εξέλιξη και, κατά συνέπεια, για την Υλική Δημιουργία με προοπτική.
